archive-policy.html

   1 <!--#include virtual="/samba/header.html" -->
   2   <title>Samba - Policy for Archiving Mailing Lists</title>
   3 <!--#include virtual="/samba/header_columns.html" -->
   4
   5 <h2 align="center">Samba list archive editing policy</h2>
   6
   7 <p>
   8  This document outlines the conditions, requirements, and
   9  considerations for processing archival edit requests.
  10 <u>After</u> you have read the complete document, you may send any
  11 comments to the address listed in this document.
  12
  13 <p>This document is based on the
  14 <a href="http://www.w3.org/Mail/ArchiveEditingPolicy">W3C Archive Editing Policy</a>,
  15 but please do not contact W3C about samba.org's policy.
  16
  17
  18 <h3>Outline of the need for a policy</h3>
  19
  20 <p>
  21  The effectiveness with which the Samba project attains its objectives
  22  centers on a trust between participants.
  23
  24 <p>
  25  Participants in samba.org activities, and subscribers to its lists,
  26  where much of the day-to-day discussion of technical, operational,
  27  and communications issues occurs, rely on the mailing lists and
  28  archives to be persistently accessible repositories of e-mail
  29  communications regarding the various activities and operations of
  30  contributors.
  31
  32
  33 <p>
  34  Accordingly, it is paramount
  35  that the archives are maintained at a consistent level of integrity:
  36  they should rarely be edited.
  37
  38 </p>
  39
  40  <p>
  41  <b>If a sender posts to a public forum, it should be understood
  42  the information will be publicly available in perpetuity.</b>
  43
  44  <p>
  45  On the rare occasions that need arises to edit information contained
  46  in archived messages, careful examination will be given to the
  47  particular circumstances of the request, in order to ensure a fair
  48  and balanced disposition.
  49 </p>
  50
  51
  52 <h3>Conditions for its application</h3>
  53
  54
  55 <p>
  56  The need for editing or excising material contained in an archived
  57  message is addressed <em>only</em> when the sender of the archived
  58  message requests it.  Carefully documented exceptions may be
  59  considered.
  60
  61  </p>
  62
  63 <p>
  64  A request for an archival edit is not a remedy for indiscriminate
  65  handling of personal privacy information.  It is the sole
  66  responsibility of each user of the archives to exercise care in the
  67  disposition of privacy information.  Neither is the editing of the
  68  archives an appropriate palliative for decreasing one's exposure to
  69  spam or email viruses.
  70 </p>
  71
  72
  73 <p>
  74  While we are sensitive to the need for protecting personal
  75  information from exploitation by spammers, we cannot engage in the
  76  revision of the archives for the sole purpose of decreasing one's
  77  vulnerability to spam.  Neither can we revise archival material for
  78  the purpose of updating personal contact information within posts:
  79  archives are historical documents, not personal records.
  80
  81 <p>
  82  Editing of the archives is also not a solution for accidental or
  83  careless transmission of security-sensitive information.  If you do
  84  disclose a password or similarly sensitive information, you should
  85  change the password immediately.  Editing the archive will not regain
  86  the security lost by broadcasting your password to hundreds or
  87  thousands of readers.
  88
  89 <p>
  90  If a poster wishes to correct, clarify or withdraw a statement made
  91  on a public list, they should post another mail to do so.  List
  92  archives will generally not be edited for these purposes.
  93
  94 <p>
  95  Once information has been distributed through the samba.org mailing
  96  lists it is no longer under our control.  Third parties can and do
  97  run public or private list archives.  Even when a message is removed
  98  from the archives on samba.org, it may still be retained elsewhere.
  99
 100 <p>
 101  It is the nature of the archives to house, and make available, the
 102  records of discussion in each of the individual fora.  Any request
 103  for editing of the archives entails a change in these records, and is
 104  very carefully scrutinized.
 105
 106
 107
 108
 109 <h3>Specific request components</h3>
 110
 111 <p>
 112 All requests should include detailed justification that will give
 113 evaluating staff a clear sense of the urgency and needs of the
 114 requestor.
 115
 116
 117 <p>
 118 All requests will be examined by samba.org managers to ensure careful
 119 and efficient processing of each request, and will receive either
 120 positive or negative acknowledgment.
 121
 122
 123 <p>
 124 A request for an archival edit should include the following:
 125
 126
 127 <ul>
 128 <li>A complete detailed rationale for the request.</li>
 129 <li>A precise description of the material to be
 130 edited.</li>
 131 <li>A statement indicating an understanding of this policy.</li>
 132
 133 </ul>
 134
 135
 136
 137 <h3>Evaluation of requests</h3>
 138
 139 <p>
 140
 141  Timeliness is paramount for effectively countering
 142  any adverse circumstances resulting from posted
 143  material in samba.org archives.  Mail sent to a list is
 144  immediately distributed to all subscribers of the list.
 145  Therefore, requests should be submitted
 146  as soon as the need for the action is identified.
 147
 148
 149
 150 <p>
 151 It is difficult, at best, to account for the wide variety of
 152 circumstances that might warrant favorable consideration for an
 153 archival edit.  Some of those which may be favorably considered are:
 154
 155 <ul>
 156
 157    <li>The post is made to a public list and contains information
 158    intended for an audience with more restrictive access controls.</li>
 159
 160    <li>The sender inadvertently divulges sensitive
 161    project-related or security vulnerability information.</li>
 162
 163 </ul>
 164
 165 <p>
 166  The Samba community provides the list and answers questions on the
 167  list not for the sole benefit of the original poster.  By working on
 168  mailing lists, and making the list archives public, we build an
 169  ongoing body of knowledge.  The archive may be directly referred to
 170  as a reference of history, may be searched for answers to similar
 171  problems, and referenced in other ways.
 172
 173 <p>
 174  The request should demonstrate an ongoing harm that would be reduced
 175  by editing of the archive, and that outweighs the need for an
 176  accurate record.
 177
 178
 179
 180 <h3>Method of request</h3>
 181
 182 <p>
 183  The request should be submitted by the sender of the archived post
 184  via email to the team-only list, mailman.at.samba.org, in order to
 185  assure that the issue is carefully tracked and archived for future
 186  reference.
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 189 <!--#include virtual="/samba/footer.html" -->